Synnio Case Study – Vertrieb · Digitale Lead- & Pipeline-Automatisierung
Case Study · B2B-Vertrieb

Von Excel-Listen zur KI-gesteuerten Pipeline

Wie ein B2B-Dienstleister mit 10 Vertriebsmitarbeitern Lead-Recherche, Qualifizierung und Pipeline-Management automatisiert hat – mit über 46.000 € jährlichem Netto-Effekt.

46,2k€ Netto-Effekt / Jahr
4.000 Leads / Jahr automatisiert
~5 Mon. Amortisation
🏭

Branche

B2B-Dienstleister / Industrie

👥

Team

10 Vertriebsmitarbeiter

📊

Leads

ca. 4.000 / Jahr

💶

Stundensatz

45 € intern

Manuelle Recherche, verlorene Leads
und Verkäufer am falschen Telefon

Vertriebsmitarbeiter verbrachten mehr Zeit mit Datenrecherche und Kaltqualifizierung als mit Verkaufen. 15 % der Leads gingen komplett verloren.

🔍

10 Min manuelle Recherche / Lead

Leads aus Website, Messen und Listen waren unvollständig und doppelt. Vertrieb recherchierte Ansprechpartner, Firmen und Branchen manuell – 667 Stunden pro Jahr.

📉

15 % Lead-Verlust

Leads verstreut in Excel, E-Mails und CRM-Fragmenten. Kein einheitlicher Status, Nachfassen unregelmäßig und manuell. Viele Leads gingen einfach verloren.

📞

Verkäufer qualifizieren statt verkaufen

Vertrieb telefonierte ohne Vorbereitung mit nicht passenden Leads. Standardfragen kosteten Zeit, Gespräche wurden weder dokumentiert noch ausgewertet.

Fünf Bausteine für einen
skalierbaren Vertrieb

Synnio übernimmt Recherche, Qualifizierung und Pipeline-Steuerung – Verkäufer konzentrieren sich auf Abschlüsse.

BAUSTEIN 01

Lead-Aufbereitung & Anreicherung

Import aus Website, Listen und Messen mit automatischer Datenanreicherung.

Firma, Branche, Größe automatisch ergänzt
Dublettenprüfung & Strukturierung
Jeder Lead einheitlich im System
BAUSTEIN 02

Zentrale Vertriebs-Pipeline

Klare Phasen von Neu bis Abschluss mit automatischen Aufgaben.

Phasen: Neu → Qualifiziert → Angebot → Abschluss
Auto-Aufgaben: Rückruf, Follow-up, Nachfassen
Kein Lead ohne Status & Verantwortlichen
🔥 Zentrales Highlight
BAUSTEIN 03

KI-Telefonie zur Lead-Qualifizierung

KI übernimmt Erstkontakt, Vorqualifizierung und Terminvereinbarung.

Qualifiziert → Übergabe an Vertrieb
Nicht qualifiziert → späterer Kontakt
Jedes Gespräch dokumentiert & bewertet
BAUSTEIN 04

Workflows & Nachfassen

Automatische Wiedervorlagen, Eskalationen und Erinnerungen.

To-do-basiert statt reaktiv
Kein Lead wird vergessen
Weniger Abstimmung im Team
BAUSTEIN 05

Reporting & Forecast

Dashboards für Pipeline-Wert, Abschlussquoten und Durchlaufzeiten.

Transparenz für GF & Vertriebsleitung
Planbarkeit & Forecast-Qualität
Datenbasierte Entscheidungen

Vorher vs. Nachher

Vorher
10 Min Recherche / Lead
Ansprechpartner, Firma, Branche manuell
Nachher
Vollautomatisch
667 Stunden / Jahr eingespart
Vorher
5 Min Erstgespräch / Lead
Verkäufer qualifiziert jeden Lead selbst
Nachher
KI qualifiziert 60 %
200 Stunden / Jahr freigesetzt
Vorher
15 % Lead-Verlust
Excel, E-Mail, kein Nachfassen
Nachher
0 % Verlust
+5 Abschlüsse / Jahr = 7.500 € Ertrag
Vorher
Bauchgefühl-Forecast
Keine Transparenz für Geschäftsführung
Nachher
Echtzeit-Dashboard
Pipeline-Wert & Abschlussquoten sichtbar

So arbeitet der digitale Vertrieb

📥

Lead kommt rein

Website, Messe, Liste – auto-angereichert

🤖

KI qualifiziert

Erstkontakt, Standardfragen, Bewertung

🎯

Pipeline-Phase

Automatische Zuweisung & Status

📞

Vertrieb übernimmt

Nur warme, qualifizierte Leads

📊

Forecast & Report

Pipeline-Wert & Quoten in Echtzeit

Return on Investment

Auf Basis von 4.000 Leads/Jahr, 10 Vertriebsmitarbeitern und 45 € Stundensatz.

Adressrecherche automatisiert

667 Stunden / Jahr eingespart

30.015 €

KI-Qualifizierung

200 Stunden / Jahr eingespart

9.000 €

Weniger Lead-Verluste

+5 zusätzliche Abschlüsse / Jahr

7.500 €

Nachfassen & Organisation

73 Stunden / Jahr eingespart

3.285 €

Laufende Kosten KI-Telefonie

300 € / Monat

–3.600 €
Jährlicher Netto-Effekt
46.200 €
Einsparung + Umsatzhebel – laufende Kosten
Einmalige Investition 20.000 €
Laufende Kosten 3.600 € / Jahr
Amortisation ~5 Monate
Ab Jahr 2 ~46.000 € jährlich