Wie ein Volksfestbetrieb seinen gesamten Bewerbungs-, Vertrags- und Gebührenprozess digitalisiert hat – und dabei 19.000 € jährlich einspart.
Bewerbungen kamen per E-Mail, Post oder PDF – mit häufig fehlenden Angaben, Rückfragen und manueller Datenübertragung.
Schausteller, Händler & Firmen bewarben sich unstrukturiert. Pro Bewerbung mussten ca. 40 Pflichtdaten manuell geprüft werden.
Alle Daten wurden händisch in Excel übertragen – Maße, kW-Angaben, Preise, Bilder. Bei 1.000 Bewerbungen = 333 Stunden pro Jahr.
Fehlende Angaben führten zu telefonischen Rückfragen bei ca. 30 % der Bewerbungen – zusätzlicher Zeitaufwand und Medienbrüche.
Standgeldberechnung über komplexe Excel-Formeln. Bei Gebührenänderungen des Landes: 3 Arbeitstage manuelle Neuanpassung.
Synnio entwarf ein End-to-End-System, das Bewerbung, Bearbeitung und Dokumentenversand nahtlos verbindet.
Zentrales Online-Formular auf der Website für alle Events.
Strukturierte Datenbank statt fragiler Excel-Dateien.
Gebührenordnung wird als Dokument eingelesen und verarbeitet.
Zusage, Absage und Vertrag per Mausklick erstellen und versenden.
Bewerber füllt Formular mit allen Pflichtdaten aus
Daten landen direkt im Master-System
Automatische Berechnung nach Gebührenordnung
Zusage, Absage oder Vertrag per Klick
Dokumente automatisch per E-Mail oder Druck
Konservativ gerechnet – auf Basis von 1.000 Bewerbungen und 40 € Stundensatz.
333 Stunden / Jahr eingespart
100 Stunden / Jahr eingespart
25 Stunden / Jahr eingespart
Anteilig 12 Stunden / Jahr