Synnio Case Study – Pflegedienst mit Fahrdienst & OP-Koordination
Case Study · Pflege / Transport / Logistik

Von Fax & Papier zum digitalen Fahrdienst

Wie ein mittelständischer Pflegedienst mit Fahrdienst & OP-Koordination seine Verwaltung transformiert hat – und dabei 38.000 € jährlich einspart.

-85%weniger Faxe
38k€Ersparnis / Jahr
6 Mon.Amortisation
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Branche

Pflege / Transport / Logistik

📊

Größe

Mittelständisch

🚐

Volumen

200 Transporte / Woche

📠

Kommunikation

~200 Faxe, 30–40 Anrufe / Tag

Medienbrüche, manuelle Prozesse
und keine Echtzeit-Übersicht

Informationen wurden täglich zwischen Fax, Post, Telefon und verschiedenen Programmen hin- und hergeschoben.

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Fax als Hauptkanal

OP-Verfügbarkeiten und Patienten-Anmeldungen per Fax. ~200 Faxe/Monat manuell verarbeitet.

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Postalische Fragebögen

Rückläufe einzeln abgetippt – Ø 10 Min pro Bogen, 200 Bögen im Monat.

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Manuelle Tourenplanung

Händisch in mehreren Programmen. Disposition allein: 8 Stunden pro Woche.

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Hohe Telefon-Last

30–40 Anrufe täglich für Terminverschiebungen und Statusabfragen.

End-to-End-Digitalisierung
in vier Bausteinen

Synnio entwarf ein maßgeschneidertes System, das alle Medienbrüche eliminiert.

BAUSTEIN 01

Praxen-Portal

DSGVO-konform & mandantenfähig.

Echtzeit-Verfügbarkeitskalender
Direkte digitale Terminerfassung
Rollen- & Rechteverwaltung
BAUSTEIN 02

Zentrales Verwaltungs­management

Einheitliche Patientenübersicht in Echtzeit.

Automatische Datenübernahme
Zentrale Patientenakte
Anbindung an Tourensystem
BAUSTEIN 03

Brief- & Formular-Automation

Serienbrief per Klick mit QR-Rücklauf.

Serienbrief-Generator
QR-Codes zum Ausfüllen
Beschleunigte Datenerhebung
BAUSTEIN 04

DMS / Scan-Workflow

Automatische Übernahme in die Patientenakte.

Duplex-Scan & DMS
Automatische Datenextraktion
Kein manueller Prüfschritt

Vorher vs. Nachher

Vorher
~200 Faxe / Monat
Manuell verarbeitet
Nachher
~30 Faxe / Monat
85 % digital
Vorher
200 Briefe manuell
Einzeln erstellt
Nachher
Per Klick automatisiert
Serienbrief + QR
Vorher
~10 Min / Fragebogen
33 Std / Monat
Nachher
Vollautomatisch
90 von 200 digital per QR
Vorher
8 Std / Woche Planung
Händisch geplant
Nachher
Vollautomatische Touren
Nur Kontrolle nötig

So läuft der digitale Prozess

🗓️

Termin buchen

Praxis bucht OP-Termin im Echtzeit-Kalender

📄

Akte anlegen

Patientendaten & Transportbedarf automatisch erfasst

📮

Fragebogen senden

Serienbrief mit QR-Code per Klick

📲

Digital ausfüllen

Patient scannt QR oder Scan-Workflow

🚐

Tour generieren

Touren automatisch geplant

Return on Investment

Konservativ gerechnet – reale Einsparungen liegen voraussichtlich höher.

Datenerfassung Fragebögen

400 Stunden / Jahr eingespart

18.000 €

Tourenplanung

384 Stunden / Jahr eingespart

17.280 €

Fax- & Telefonreduktion

55 Stunden / Jahr eingespart

2.475 €
Jährliche Einsparung
37.755 €
konservativ gerechnet
Investition20.000 €
Amortisation6–7 Monate
Netto-Effekt Jahr 1+18.000 €
Ab Jahr 2Voller Einsparungseffekt