Synnio Case Study – Logistik & Fuhrpark · Digitale Schaden-, Wartungs- & Kommunikationsprozesse
Case Study · Logistik & Fuhrpark

Vom Telefonchaos zur digitalen Flotte

Wie ein Logistikunternehmen mit 120 Fahrzeugen Schadenmeldungen, Wartungssteuerung und Disposition digitalisiert hat – mit über 17.000 € jährlicher Netto-Einsparung.

17,2k€ Netto-Einsparung / Jahr
-65% weniger Telefonate
120 Fahrzeuge digitalisiert
🚛

Branche

Logistik / Fuhrpark

🚗

Fuhrpark

ca. 120 Fahrzeuge

👥

Team

150 Fahrer, 6 Disposition

💶

Stundensatz

40 € intern

Verspätete Meldungen, Excel-Wartung
und Telefon-Dauerklingeln

Schäden wurden zu spät gemeldet, Wartungen in Excel vergessen und die Disposition durch endlose Telefonate lahmgelegt.

🔧

Verspätete Schadenmeldungen

Schäden wurden telefonisch, unvollständig und ohne zuordenbare Fotos gemeldet. Folge: höhere Reparaturkosten und Diskussionen mit Versicherungen.

📋

Wartung in Excel & Kopf

Wartungsintervalle in Excel oder Kalendern, abhängig von einzelnen Mitarbeitern. Prüfungen wurden vergessen oder zu spät durchgeführt.

📞

Telefon-Dauerlast

Anrufe von Fahrern, Kunden und Werkstätten unterbrachen die Disposition ständig. Anliegen gingen verloren, keine Gesprächsdokumentation.

Vier Bausteine für den
digitalen Fuhrpark

Synnio verbindet Fahrer, Disposition, Werkstätten und Geschäftsführung in einer Plattform.

BAUSTEIN 01

Mobile Schaden­meldung per App

Fahrer melden Schäden direkt per Synnio App mit Fotos, Videos und Spracheingabe.

Pflichtfelder für vollständige Angaben
Auto-Zuordnung zu Fahrzeug, Datum, Ort
Automatisch als Ticket priorisiert
BAUSTEIN 02

Zentrales Fuhrpark- & Wartungssystem

Digitale Fahrzeugakte mit Schäden, Reparaturen, Wartungen und Kosten.

Automatische Wartungs-Erinnerungen
Eskalationen bei Überschreitung
Dashboard: Status, Ausfallrisiken, Kosten
BAUSTEIN 03

Werkstatt- & Dienst­leister­anbindung

Werkstätten werden digital eingebunden – Aufträge inkl. Fotos per Klick.

Strukturierte Auftragsweiterleitung
Rückmeldungen fließen automatisch zurück
Kein Nachtelefonieren nötig
BAUSTEIN 04

KI-Telefonie für Standard­anfragen

KI beantwortet Statusabfragen, einfache Anliegen und leitet Notfälle weiter.

Automatische Ticket-Anlage
Gesprächsprotokolle gespeichert
Disposition spürbar entlastet

Vorher vs. Nachher

Vorher
20 Min / Schadenmeldung
Nacharbeit, Rückfragen, Fotos nachfordern
Nachher
8 Min / Schadenmeldung
Vollständig ab Eingang per App
Vorher
25 Anrufe / Tag
Ständige Unterbrechung der Disposition
Nachher
65 % weniger Telefonate
App + KI-Telefonie übernehmen
Vorher
Ungeplante Ausfälle
~6 pro Jahr, Ø 1.200 € Kosten
Nachher
Proaktive Wartung
7.200 € / Jahr vermiedene Ausfallkosten
Vorher
10 Min Werkstatt-Abstimmung
Pro Schaden, inkl. Versicherung
Nachher
3 Min per Klick
Vollständige Unterlagen automatisch

So arbeitet der digitale Fuhrpark

📱

Fahrer meldet

Schaden per App mit Foto & Ort

🎫

Ticket entsteht

Priorisiert & der Disposition zugewiesen

🔧

Werkstatt beauftragt

Strukturiert mit Fotos & Beschreibung

Rückmeldung

Werkstatt meldet Erledigung digital

📊

Fahrzeugakte aktuell

Kosten, Status & Historie sichtbar

Return on Investment

Auf Basis von 600 Schadensmeldungen/Jahr, 150 Fahrern und 40 € Stundensatz.

Schadenmeldung & Nacharbeit

120 Stunden / Jahr eingespart

4.800 €

Weniger Telefonate

119 Stunden / Jahr eingespart

4.760 €

Vermiedene Fahrzeugausfälle

6 ungeplante Ausfälle verhindert

7.200 €

Werkstatt & Versicherung

70 Stunden / Jahr eingespart

2.800 €

Laufende Kosten KI-Telefonie

200 € / Monat

–2.400 €
Jährliche Netto-Einsparung
17.160 €
nach Abzug laufender Kosten
Einmalige Investition 25.000 €
Laufende Kosten 2.400 € / Jahr
Amortisation 17–18 Monate
Ab Jahr 2 ~17.000 € positiver Effekt